การสร้างจดหมายเวียน (Mail Merge)

การสร้างจดหมายเวียน (Mail Merge) ด้วย Microsoft Word

สำหรับเนื้อหาส่วนนี้ขอนำเสนอการสร้างจดหมายเวียนด้วย Microsoft word โดยใช้เครื่องมือที่เรียกว่า “ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน” ซึ่งเครื่องมือที่จะแนะนำนอกจากจะช่วยสร้างจดหมาย แล้วยังสามารถสร้างเอกสาร ซองจดหมาย หรืออีเมล์สำหรับส่งไปยังผู้รับหลายๆ คนได้อีกด้วย เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลา เรามาเริ่มต้นสร้างจดหมายเวียนกันเลยดีกว่า
Step 0 : Open Microsoft Word แล้วเลือกเมนู เครื่องมือ --> จดหมายและเมล์ --> ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน

Step 1 : Select document type - จะแสดงบานหน้าต่างงานดังภาพ จากนั้นให้นิสิตเลือกชนิดของเอกสารที่ตัวเลือกแรกคือ จดหมาย (ภายในกรอบสีแดง) และไปยังขั้นตอนถัดไปของตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน (คลิก “ถัดไป : เริ่มต้นเอกสาร” ภายในกรอบสีน้ำเงิน)

Step 2 : Starting document – ให้นิสิตสร้างเอกสารแบบฟอร์มจดหมายลงบนพื้นที่พิมพ์ และในส่วน Select starting document เลือก Use the current document และไปยังขั้นตอนถัดไปสำหรับการเลือกผู้รับ (คลิกที่ Next : เลือกผู้รับ)

Step 3 : Select Recipients – ภายใต้ตัวเลือก 3 ตัว
เลือกได้แก่ สร้างจากรายการที่มีอยู่, สร้างรายการใหม่ หรือ
ที่อยู่ติดต่อจาก Outlook ให้นิสิตเลือก สร้างรายการใหม่ และ
ในส่วนของสร้างรายการใหม่ คลิกที่ “สร้าง” จะปรากฏหน้าจอ
สำหรับกรอกข้อมูลต่างๆ ให้นิสิตป้อนข้อมูลในช่อง First Name,
Last Name หรืออื่นๆ ที่จำเป็น เช่น ชื่อบริษัท ที่อยู่ เป็นต้น หาก
ต้องการป้อนข้อมูลระเบียนถัดไปให้คลิกที่ปุ่ม “New Entry –
ข้อมูลใหม่” เมื่อป้อนข้อมูลเสร็จแล้วคลิกที่ปุ่ม “Close - ปิด” จาก
นั้นให้ทำการบันทึกไฟล์รายการที่อยู่

Step 4 : Write your letter – ในขั้นตอนนี้เป็นการแทรกขอบเขตของข้อมูลลงบนฟอร์มจดหมาย โดยคลิกที่ตำแหน่งที่ต้องการแทรกขอบเขตข้อมูล บนเอกสารฟอร์มจดหมายก่อน จากนั้นคลิกที่ “More items - รายการเพิ่มเติม” แล้วเลือกขอบเขตข้อมูลที่จะจัดวาง พร้อมคลิกปุ่ม “Insert - แทรก” ทำเช่นนี้จนครบทุกขอบเขตข้อมูล จึงไปยังขั้นตอนถัดไป

Step 5 : Preview your letters – เป็นขั้นตอนในการตรวจสอบเอกสารหลังจากการผสานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว หากต้องการแก้ไข ก็สามารถย้อนกลับไปยังขั้นตอนต่างๆ ได้
Step 6 : Complete the Merge – เป็นขั้นตอนสุดท้ายสำหรับการสร้างจดหมายเวียน ในส่วนของการผสาน สามารถเลือกการกระทำได้จาก 2 ตัวเลือก ได้แก่ พิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ หรือแก้ไขจดหมาย สำหรับนิสิตให้เลือก
“Edit individual letters - แก้ไขจดหมาย” จากนั้นเลือก “All - ทั้งหมด” แล้วคลิกปุ่ม “OK - ตกลง” สุดท้ายให้ทำการบันทึกไฟล์ตั้งชื่อ “letter-รหัสนิสิต.doc” แล้วส่งงานผ่านเว็บไซต์ของอาจารย์ (ดูคำสั่งในใบงานจากเว็บไซต์)